Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop Fotoloop
 
 
 
Privacyverklaring VOS GEERSE REIJNTJES NOTARISSEN
 
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
 
 
Onze contactgegevens
Naam kantoor:          Vos Geerse Reijntjes Notarissen
Adres:                       Jan Luikenstraat 2
Postcode / Plaats:      1813 KP
Contactpersoon:        Mr. M.C. Reijntjes
e-mailadres:              info@vgrn.nl
 
 
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
·        het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
·        om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
·        voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
 
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
 
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1.    De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2.    De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3.    Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4.    De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5.    De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6.    Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
 
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
-      Wij verwerken persoonsgegevens als wij documenten verstrekken aan derden (bijvoorbeeld
       de adviseur van een cliënt). Dat heeft tot doel het informeren van die derden, bijvoorbeeld om hen in staat te stellen hun diensten aan de cliënt te verlenen. De grondslag voor deze verwerking is de door de cliënt verleende toestemming.
-      Wij verwerken persoonsgegevens van cliënten en overige bij de handeling betrokken personen als dat nodig is om onze cliënt te adviseren. De grondslag van deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst.
-      Wij verwerken persoonsgegevens als documenten worden ingeschreven in de openbare registers, zoals het Kadaster of het handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Het doel van deze verwerking is kenbaarheid van deze gegevens. De grondslag voor deze verwerking is vaak een wettelijke plicht, maar kan ook de door u verleende toestemming of de uitvoering van een overeenkomst zijn.
-      Wij verwerken persoonsgegevens bij legalisatie van een handtekening. De notaris bevestigt dan op verzoek van een derde de echtheid van een handtekening en de identiteit van de ondertekenaar. De grondslag van deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst.
-      Wij verwerken persoonsgegevens (naam en e-mailadres) als wij u een nieuwsbrief sturen. Dit doen wij alleen met uw toestemming.
-      Wij verwerken persoonsgegevens als dat nodig is voor het beheren van onze boekhouding, bijvoorbeeld met het oog op onze derdengeldenrekening en de betaling van facturen. Daartoe zijn wij wettelijk verplicht.
-      Wij verwerken persoonsgegevens van onze medewerkers als dat nodig is voor personeelsmanagement. Daarnaast worden persoonsgegevens van medewerkers gedeeld met de salarisadministratie. Enerzijds zijn wij dit wettelijk verplicht, anderzijds is dit nodig om de overeenkomst met onze medewerkers uit te kunnen voeren.
-      Wij verwerken persoonsgegevens van sollicitanten voor de werving en selectie van personeel.
-      Wij bewaren die gegevens niet langer dan nodig voor dat doel, tenzij de sollicitant ons toestemming geeft de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld met het oog op een toekomstige passende functie.
 
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
·        Openbare registers, waaronder het Kadaster
·        Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
·        Schenker
·        Testateur
·        Volmachtgever
·        Hypotheekadviseur
·        Accountant/Belastingadviseur
·        Overige verwijzers
 
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
 
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
  • Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

     

     
    Bewaren van uw persoonsgegevens
    Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
     
    Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
    Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
    Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
     
    Recht van inzage van de betrokkene
    U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
     
    Recht op rectificatie
    Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
     
    Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
    Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
     
    Recht op beperking van de verwerking
    Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
     
    Recht op overdraagbaarheid van gegevens
    Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
     
    Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
    Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
     
    Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
    Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@vgrn.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.